Records Management; krydsfelt mellem IT og forretningsforståelse

Records management er ved at ændre karakter.
Men for ikke fagfolk, hvad er records management så egentlig?

Af Inger Toft Thiersen

Records Management handler om at sikre det dokumentationsgrundlag, der skal til for at drive en effektiv og troværdig forretning efter gældende lovgivning. Dette indebærer, at der er styr på interne processer, procedurer og systemer, så man hurtigt kan fremfinde den dokumentation, der er nødvendig i en given sammenhæng. Ofte er det omverden, der stiller krav om dokumentation, eksempelvis når sundhedsmyndighederne skal indhente oplysninger fra en lægemiddelproducent, men herudover er det også internt i virksomheden væsentligt at kunne (hurtigt) genfinde dokumentation effektivt.

Det spændende er, at området netop nu er i forandring. Blandt andet er arbejdsområdet blevet bredere end tidligere, fordi fokus har ændret sig fra primært at omhandle opbevaring og præservering af records (records er data og information, som dokumenterer forretningskritiske forhold) til også at handle om, hvordan information og viden kan indsamles og genanvendes. En records manager skal derfor fortsat have solide kundskaber inden for grundlæggende færdigheder såsom dokumenthåndtering og forståelse for gældende lovgivning, men samtidig vil behovet for mere opsøgende arbejde, brugertræning og udvikling af informationsstyringssystemer vokse. Og nye teknologier skal granskes.

Kompetencemæssigt er der brug for forretningsforståelse; som records manager må man have forståelse for, hvor kritisk den informationsmængde, man arbejder med, er, og hvilken betydning den har for virksomheden. Kommunikationsmæssigt er RM’eren brobygger mellem den brugergrænseflade, der er mellem slutbrugeren og records management-systemet og skal derfor kunne kommunikere med grupper med vidt forskellig forståelse og interesse for systemet og processer. Herudover er arkivering og strukturering vigtig og kræver, at man både tør prioritere det væsentligste og har en lang tidshorisont.

Det er vigtigt, at virksomheden er up to date i forhold til datasikkerhed og dokumentationskrav, da det i modsat fald kan få store økonomiske konsekvenser. Der er i denne sammenhæng en udfordring: at få kommunikeret, at information og records ikke skal opfattes som et biprodukt, men som noget, der har værdi for organisationen og at det af samme årsag skal håndteres på en måde, der gavner virksomheden og gør det til en organisatorisk fordel.

Records Management byder således på både udfordringer og muligheder; og feltet vil vokse fremadrettet, blandt andet fordi mængden af data og information generelt øges, hvilket skaber øget behov for records managers.

Vil du vide mere om Records Management og karrieremuligheder, kan du læse bibleotekarforbundets White Paper om records management, som dette blogindlæg bygger på.

IT People Denmark har herudover en videngruppe om Records Management​, hvor vi udveksler erfaringer inden for netop dette område. Gruppen mødes 5-6 gange årligt i medlemmernes virksomheder.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *